Hovedudvalgets møde 17. juni 2010

Referat fra sidste møde til orientering.

1 Referat fra Hovedudvalgets møde 8. marts 2010

Til orientering

a) Orienteringen givet

b) Balancekonferencen vil efterfølgende blive evalueret i Hovedudvalget for at afklare om der ønskes yderligere aktiviteter.

c) Gruppen har holdt et møde og besluttet at indsamle det der findes på FMU-niveau om arbejdsmiljøredegørelser m.v. Desuden overvejes, hvad der mere kan give mening fx sygefraværsstatistikker. Hovedudvalget vil på sit møde i oktober blive forelagt en arbejdsmiljøstatus.

d) Ledersiden ønsker at gøre arbejdsmiljø til et tema for årets døgnseminar. Det foreslås, at der på mødet i september fremlægges et forslag til program.

Der er enighed om, at fokus på at fastholde, sikre og udvikle et godt arbejdsmiljø i forandringstider og under økonomiske udfordringer er et meget vigtigt tema.

e) Dialogmødet holdes i efteråret.

f) Der er enighed om, at der kun er tale om meget små og symbolske midler til arbejdet.

2a Brev - trepartsmidler til jobbytte

Hovedudvalgets møde 27. april 2010 blev aflyst. Der blev 22. april sendt en mail ud med det materiale, der skulle have været behandlet på det aflyste møde. Der var primært tale om materiale til orientering.

Til orientering og opsamlende drøftelse

Der er 11. maj 2010 vedtaget ny arbejdsmiljølov som træder i kraft 1. oktober 2010.

Niels Jørgen Rønje orienterer om den nye lov og konsekvenserne heraf.

Til orientering

Niels Jørgen Rønje fortalte kort om de større ændringer i arbejdsmiljøloven 2010 med relevans for Region Syddanmark

Loven er vedtaget 11. maj – men stadig en rammelov, hvor ministeren i samarbejde med parterne skal udfylde rammerne med bekendtgørelser. Hele loven træder i kraft 1. oktober.

Ledelse og medarbejdere har større mulighed for at organisere arbejdsmiljøarbejdet, så det passer til den enkelte arbejdsplads. Forudsætningen for en afklaring er en drøftelse af arbejdsmiljøorganisationens samlede opgaver m.m.

Arbejdsmiljøuddannelsen ændres fra fem til tre obligatoriske dage indenfor de tre første måneder man er valgt/udpeget til en arbejdsmiljøgruppe. Derefter skal der være tilbud om to dage indenfor det første år. For alle medlemmer af arbejdsmiljøgrupper er der tilbud om 1½ dags årlig efteruddannelse. Indhold og form i de tilbudte efteruddannelsesdage bestemmes af den enkelte arbejdsplads.

Arbejdsgiveren skal sørge for, at der udarbejdes en kompetenceudviklingsplan for medlemmer af arbejdsmiljøgruppen. Det kan fx være et punkt i aftalen om vilkår for arbejdsmiljøgrupper. Kompetenceplanen samt efteruddannelsesplanen bør hænge sammen med de mål og indsatser, der ifølge lokalaftalen udarbejdes af Fælles MED- og lokal MED-udvalgene. Lokale aftaler mellem ledelse og ansatte og fremadrettede indsatser samt evalueringer af fremdriften er generelt et bærende princip i ændringerne i lovgivningen.

I arbejdsmiljøloven hedder det nu - på samme måde som det har været tilfældet det sidste år i Region Syddanmark - fremover arbejdsmiljørepræsentant/arbejdsmiljøleder og arbejdsmiljøorganisation i stedet for sikkerhedsrepræsentant/sikkerhedsleder og sikkerhedsorganisation.

For arbejdspladsen kan den ændrede arbejdsmiljølov være en anledning til at vurdere hvordan arbejdsmiljøarbejdet kan give endnu mere mening og værdi for arbejdspladsen.

4 Ny arbejdsmiljølov

Som bekendt skal der gennemføres medarbejdertilfredshedsundersøgelse for alle regionens ansatte fra 15. september – 6. oktober 2010.

Da der er foretaget leverandørskifte fra pilotprojekterne i 2009 til den obligatoriske undersøgelse i 2010 vil der være ændringer i den fælles spørgerammen. Årsagen hertil er, at der kunne må benyttes 12 spørgsmål direkte fra den fælles spørgerammen fra 2009.

Dog tilstræbes det, at den nye fælles spørgeramme ligger sig så tæt op ad den foregående, at de enheder, der gennemførte en medarbejdertilfredshedsundersøgelse i 2009, stadig har mulighed for at benchmarke på denne.

Hele spørgerammen indeholder følgende elementer:

• Koncernspørgsmål
• Ca. 32 fælles spørgsmål
• Sektor spørgsmål
• Lokale spørgsmål
• 8 nationale spørgsmål

Til orientering

Under punktet deltog Camilla Berendsen og Jens Handberg fra Ledelsesakademiet, som arbejder med medarbejdertilfredshedsundersøgelsen.

Fra ledersiden er meldingen, at det er vigtigt inden medarbejdertilfredshedsundersøgelsen gennemføres, at det er klart, hvilken leder medarbejderen skal vurdere. Undersøgelsens resultater er ikke i sig selv interessante. Det interessante er de ændringer opfølgningsarbejdet medfører, der kan gøre en forskel. Derfor er opfølgningen væsentlig.

Der blev spurgt til muligheden for at vurdere på mere end en leder, de steder der er en delt ledelse. Projektet arbejder på at afklare om det kan lade sig gøre.

MED-udvalgene opfordres til at dagsordenssætte, hvordan de forbereder medarbejderne på den undersøgelse, der kommer, fx er det væsentligt at slå fast , at undersøgelsen er anonym. Ingen i Region Syddanmark har adgang til at se, hvad den enkelte medarbejder har svaret på spørgsmålene, ligesom der ikke udarbejdes rapporter for enheder med under 5 besvarelser.

De lokale projektledere har fået en igangsættelsesguide og en opfølgningsguide. De to vejledninger kan tilpasses lokalt og skal sikre gode processer og ordentlig opfølgning.

Medarbejdersiden fandt det uheldigt, at man ikke har kunnet nå at se en evaluering fra pilotprojekterne inden undersøgelsen kører i hele regionen.

Medarbejdersiden kommenterede, at der i procespapiret åbnes for, at undersøgelsen ikke nødvendigvis forankres i MED-systemet. Det er Hovedudvalgets anbefaling, at medarbejdertilfredshedsundersøgelserne forankres i MED-systemet.

Medarbejdersiden i Hovedudvalget er generelt skeptiske i forhold til APV-modulet men anbefaler at APV kører tidsmæssigt samtidig med MTU så opfølgningen kan koordineres. Argumenterne handler primært om at spørgsmålene ikke er gode nok, at undersøgelsen er anonym og, at det vurderes, at undersøgelsen kommer for langt væk fra arbejdsmiljøgrupperne og det daglige arbejdsmiljøarbejde. APV-modulet er et tilbud til de lokale undersøgelser, hvorfor brugen anvendelsen af modulet beror på lokale beslutninger. Projektgruppen tager kommentarerne til skemaet med sig.

Opsummerende konkluderes, at der fra drøftelsen vil blive taget med videre:

• Behov for åbenhed om undersøgelsen og opfølgningen.
• Spørgsmålene skal der arbejdes lidt videre med
• Klarhed om hvilken leder der vurderes så det stemmer overens med hvem medarbejderen ser som sin leder.
• Grundige drøftelser og klare aftaler i MED-udvalg og ledergrupper om opfølgningsprocessen.
• Grundig kommunikation fx om sikring af anonymitet og opfølgningsproces.

Medarbejdersiden udtrykte bekymring for, om der ved spørgsmålene omkring image, spørges klart og præcist, så der ikke er tvivl om, hvad der svares på. Camilla Berendsen oplyser, at man i spørgsmålene indføjer enhedens navn, netop for at præcisere og at resultatet på imagespørgsmålene netop kan give anledning til en lokal opfølgningsdialog om medarbejdere og lederes oplevelse af arbejdspladsens image, og hvad det betyder for deres trivsel.

5a Fælles spørgeramme 3. juni

5b Projektplan juni ´10

5c Nationale spørgsmål 3. juni

Som konsekvens af strukturreformen skal kommunerne i Region Syddanmark hvert år vurdere, hvilke opgaver og institutioner på det sociale område den enkelte kommune vil overtage fra regionen.

Region Syddanmark har modtaget orientering fra Kolding Kommune om, at kommunen formentlig ønsker at overtage det sociale tilbud Trindvold fra den 1. januar 2011. Den endelige vedtagelse afventer den politiske behandling.

Kolding Kommunes overtagelse af Trindvold betyder, at Region Syddanmark skal overføre institutions- og overheadpersonale til Kolding Kommune.

Regionshusets MED-udvalg har på sin seneste møde vedtaget anvendelsen af sidste års kriterier for overførsel af overheadpersonale til kommunerne. Følgende kriterier for overførsel af overheadpersonale er således vedtaget:

Overordnet er overførslen til kommunen omfattet af princippet om, at man følger med sin opgave til den nye myndighed. Derudover er der følgende kriterier i prioriteret rækkefølge for overførslen:

1. Frivillighed – den medarbejder, der ønskes overført frivilligt, skal have kvalifikationer, der matcher opgaven, der overføres til en given kommune.
2. Vakante stillinger – kan overføres, hvis stillingen matcher opgaverne, der overføres.
3. Udpegning – kriterier som geografi og særlige sociale forhold indgår såfremt medarbejderne er ligestillede i forhold til typen af opgaven, der overføres.

Der har desuden været enighed om, at Region Syddanmark i forhold til de ovenfor angivne kriterier – både som afgivende myndighed og som fortsat driftsherre på området – skal sikre, at de nødvendige kompetencer er til stede for at sikre en fortsat kompetent løsning af opgaverne.

Der er blevet udarbejdet en procesplan for overførslen af medarbejdere til Kolding Kommune. Procesplanen er vedlagt som bilag.

Til orientering

Orienteringen blev givet.

Det bemærkes, at man i forbindelse med varsling skal være opmærksomme på mulige problemer som følge af, at varslingen foregår i en ferieperiode.

6 Tidsplan for overførsel af personale - bilag til MED-udvalgsmøde

Økonomidirektør Mogens Sehested Kristensen orienterer om regionens økonomi

• Regnskab 2009
• Statusopfølgning omkring økonomien i 2010
• Orientering fra økonomiforhandlingerne, hvordan er den økonomiske prognose for 2011?
• Orientering om budgetproces ift budget 2011

Orientering

Orienteringen blev givet. Med referatet sendes en kopi af de anvendte plancher.

Der lægges i økonomiaftalen op til en væsentlig afdæmpning af væksten på sundhedsområdet.

I forhold til det sociale område finder Region Syddanmark økonomiaftalen uheldig, da den risikerer at føre til en udvanding af den regionale ekspertise på det højt specialiserede område. Der pågår arbejde med en lovændring på området. Formentlig træder den i kraft til årsskiftet. Ledelsessiden fortæller, at man planlægger at sætte mere fokus på og arbejde offensivt med regionens rolle på det sociale område.

I kommunernes aftale med regeringen er lovet mere indflydelse på måden sundhedsvæsenet drives på.

Det opleves som positivt, at økonomiaftalen også berører forventningsafstemning på et længere perspektiv end tidligere.

Det er en udfordring at effektivisere med en lavere vækst, og vi skal være opmærksomme på, at de investeringer, vi foretager også aflaster økonomien.

Der blev orienteret om en pressemeddelelse om en Vækstpakke, der handler om, at Region Syddanmark bruger 1 mia. kr. af sin kassebeholdning på at fremrykke allerede aftalte investeringer. Der er tale om investeringer indenfor:

• FAM på Sydvestjysk Sygehus.
• Renovering på OUH - Svendborg.
• Samling af psykiatrien fra Haderslev og Aabenraa  i Aabenraa.
• Parkeringshus ved OUH.
• Sundheds IT-systemer.
• Energispareprojekter.

Sagsnr: 10/96

Der er nedsat et særligt politisk udvalg i Region Syddanmark, som skal udarbejde en ny vision for sundhedsvæsenet i Region Syddanmark. Udvalget drøftede på mødet den 25. maj 2010 det videre arbejde omkring tilblivelsen af en ny vision. På udvalgets møde præsenterede sundhedsdirektionen de foreløbige overvejelser vedr. rammevilkår og overlap til andre visioner/planer samt en foreløbig skitse til involvering af relevante parter i forbindelse med tilblivelsen af en ny vision for Region Syddanmarks Sundhedsvæsen, herunder blev forslag til MED-proces præsenteret. På baggrund af udvalgets drøftelser arbejdes der nu videre med en mere detaljeret procesplan. Den foreløbige skitse til procesplan vedlægges til orientering og drøftelse.

Involvering af ledelsessystemet/afdelingsledelseskredsen sker parallelt og koordineret med involvering af MED-systemet, hvor ledelsessiden naturligvis også er involveret.  

Udvalget vedr. udarbejdelse af ny vision for sundhedsvæsenet i Region Syddanmark vil på det kommende udvalgsmøde den 22. juni 2010 drøfte følgende input:

Baggrund og procesplan blev præsenteret. Der er meget fokus på at gennemføre en grundig proces, som sikrer inddragelse og bred forankring i hele Region Syddanmark.

Medarbejdersiden er meget tilfredse med den tidlige orientering. Det bemærkes, at snitfladerne til praksis, kommuner og uddannelsesinstitutioner er meget vigtig.

Hovedudvalget bakker op om den beskrevne plan for at inddrage MED-systemet. Fælles MED-udvalgene vil herefter blive orienteret om den foranstående proces, så mødeaktiviteter kan planlægges ud fra det.

8a Procesplan - sundhedsvision 080610

8b Planchemateriale - sundhedsvision 080610

Sagsnr: 10/4000

HR har indstillet til direktionen, at et af indsatsområderne i de kommende år skal være sygefravær ud fra tilgangen "Det er sundt at arbejde".

At sygefravær skal være et indsatsområde begrundes med, at der både nationalt og regionalt er meget fokus på, hvordan sygefraværssager håndteres for at sikre fastholdelse til arbejdspladsen. Samtidig ligger der en skjult personaleressource heri, som med den rette indsats kan frigives med gevinst for regionens kerneydelser.

Formålet er overordnet at kvalificere arbejdet med sygefravær, således at Region Syddanmark kan understøtte regeringens mål om at nedbringe sygefraværet med 20 % i 2015. Projektet skal munde ud i en regional strategi for arbejdet med sygefravær, baseret på seneste forskning og erfaringer - fra interne og eksterne projekter.

Tilgangen er innovativ med fokus på helhedstænkning og på at udnytte synergieffekten for hele organisationen. De erfaringer der allerede er gjort skal samles og evalueres, med henblik på at skabe evidensbaseret "next practise" på sygefraværsområdet. HR vil være med til at klæde lederne på til at håndtere indsatser på sygefraværsområde, ud fra et strategisk perspektiv, med fokus på effekt. Målet er at sænke sygefraværet, og dermed frigive flere ressourcer til løsningen af kerneopgaver.

De nærmere leverancer og målsætninger fremgår af vedlagte projektbeskrivelse.

For et projekt af denne størrelse er det afgørende, at der er ejerskab i hele organisationen.

HR vil derfor allerede i projektets start involvere ledelserne fra regionens forretningsområder, de decentrale HR-afdelinger og MED-systemet. Udmøntningen af projektet vil ske ude i organisationen, f.eks. via gennemførelse af decentrale delprojekter, samt løbende involvering af videnpersoner fra forretningsområderne.

I forhold til Hovedudvalget vil arbejdet med revideringen af Det sociale Kapitel blive tænkt ind under projektet for hermed at understøtte, at også den personalepolitiske udmøntning bliver evidensbaseret.

Direktionen behandlede HR’s oplæg den 26. maj 2010, og besluttede at sende projektbeskrivelsen i høring i organisationen.

HR indstiller, at Hovedudvalget drøfter projektbeskrivelsen og afgiver høringssvar til direktionen.

Ledersiden præsenterede projektet. Der er tale om en ambitiøs målsætning som dækker over, at sygefraværet for hele regionen gerne skal nedbringes fra samlet set 5 % til 4 %.

Projektet har været behandlet i både direktionen, psykiatri- og sygehusledelseskredsen og vil blive behandlet af sociallederkredsen. Herfra er der opbakning og ønske om stærk ledelsesmæssig forankring. Der lægges også op til en stærk forankring i Hovedudvalget.

Arbejdet med at håndtere sygefraværet er et ledelsesansvar. Der arbejdes allerede fornuftigt med det rundt omkring, projektet skal understøtte dette arbejde.

Reduktionen på 20 % skal ske i forhold til tal for det samlede sygefravær, altså både korttidsfravær og langtidsfravær. Barselsfravær og barns 1. og 2. sygedag indgår ikke i opgørelsen.

Arbejdsmiljøgrupperne er en naturlig del, når man skriver inddragelse af MED-systemet og de tillidsvalgte.

Der udtrykkes bekymring for om reduktionen søges fundet ved at skille sig hurtigere af med de syge medarbejdere. Dette er ikke tilfældet. Projektet fokuserer på fastholdelse.

Medarbejdersiden spurgte, hvorvidt det får konsekvenser, hvis fraværet ikke reduceres i en afdeling, dette er ikke tilfældet. Reduktionen er et samlet mål. De arbejdspladser, der allerede har reduceret meget, kan have svært ved at reducere yderligere. De kan derimod tjene som gode og lærerige eksempler for andre.

Der spørges til om det eksisterende datagrundlag er godt og ensartet nok, da der er forskellig praksis og sker forskellig indberetning. Der er enighed om, at første fokuspunkt er at skaffe gode og ensartede data for sygefraværet. Det arbejdes der ihærdigt med.

Der efterspørges i det videre arbejde et klarere og tydeligere fokus på forebyggelse. Der er behov for at materiale, der sendes ud om projektet gøres klart og præcist - hvem gør hvad og hvornår. Der er her tale om den overordnede projektbeskrivelse, herunder vil opstå lokale projekter, indsatser og aktiviteter.

Der følger ikke midler med projektet. Der skal være tale om en minimal ekstra belastning lokalt. Projektet skal tænkes ind i det vi plejer at gøre fx regionens lederuddannelse.

Hovedudvalget følger op på projektet, herunder lokal forankring, udvikling af statistikmaterialet, udviklede redskaber, konkret leveranceplan og den samlede fraværsprocent.

Såfremt der etableres en styregruppe for projektet får medarbejdersiden en plads i denne. Medarbejdersiden finder en repræsentant.

Der er også enighed om, at det er vigtigt med snitfladen til kommunerne fx gennem partnerskabsaftaler.

9 Projektbeskrivelse - 03.06.10

Hovedudvalget besluttede på mødet den 20. januar 2010, at de personalepolitiske midler (1,5 mio.) der er til rådighed i overenskomstperioden, bruges til projekter inden for sundhed og trivsel. Hovedudvalget behandlede på mødet den 8. marts 2010 HR´s ansøgningsmateriale.

Fristen for at søge midler var den 1. juni 2010. Ved fristens udløb var der indkommet 67 ansøgninger, hvor der tilsammen søges om godt 9 mio. kr.

Dagsordensudvalget har forholdt sig til et overblik over det indkomne materiale og præsenterer på mødet et prioriteret udvalg af de indkomne ansøgninger.

HR indstiller at Hovedudvalget....

Hovedudvalget konstaterede, at der med materialet er skabt større forventninger, end vi kan imødekomme. Medarbejdersiden bemærker at vi fremadrettet må lære af dette, så forventningerne bedre passer med de midler der er til rådighed.

Det blev aftalt, at Anita Bisgaard sammen med medarbejdersidens repræsentanter i dagsordensudvalget udvælger de projekter som støttes.

Der vil i udvælgelsen blive lagt vægt på, at midlerne bliver brugt til konkrete aktiviteter/forandringer på arbejdspladsen.

10a personalepolitiske midler - notat

10b Personalepolitiske projekter - overblik over ansøgninger

Sagsnr: 10/96

Hovedudvalget besluttede på døgnseminaret november 2009 at sætte særligt fokus på kommunikation. Hans Jakobsen fra kommunikationsafdelingen har deltaget på møderne i 2010 og har sammen med Hovedudvalgets sekretariat lavet et bud på en plan for kommunikationsindsatsen og udkast til en informationspjece.

Til drøftelse

11a Kommunikationsplan

11b MED informationspjece

Sagsnr: 10/5737

Efter aftale i dagsordenudvalget har HU’s medlemmer haft mulighed for at kommentere dagsordenpunktet på det aflyste HU møde frem til den 27. april 2010.  Herefter har formandskabet godkendt indstillingen.

Til orientering

Det er regeringens initiativ, at antallet af arbejdsulykker skal reduceres med 20 % i lighed med indsatsen på sygefraværsområdet.

Der er i arbejdet tre fokusområder:

• Vold, mobning og chikane
• Stikskader
• Forflytninger

Sagsnr: 10/4230

Til orientering

Punktet sættes på dagsordenen igen på næste møde til en grundigere orientering..

Mikkel Hemmingsen opfordrer til, at Hovedudvalgets medlemmer besøger hjemmesiden. På det kommende møde skal det drøftes, hvordan Hovedudvalget kan understøtte, at siden bruges.

Sagsnr: 10/8369

Lokalaftalen om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø er i løbet af efteråret 2009 blevet revideret. Den reviderede udgave udkom i første oplag i februar 2010. Idet det viste sig, at der var fortolkningsmæssige vanskeligheder med formuleringen på side 21 vedrørende valg af næstformand til LMU, trådte forhandlingsorganet igen sammen og formulerede en mere entydig sætning om næstformandsvalget:

"Næstformanden vælges som udgangspunkt af og blandt tillidsrepræsentanter. I tilfælde af, at der ikke findes en tillidsrepræsentant, kan næstformanden vælges af og blandt de øvrige medarbejderrepræsentanter. Ved valg af andre end tillidsrepræsentanter til næstformandsposten skal Hovedudvalget orienteres (via HU-sekretariatet), så der kan gives dispensation."

HU-sekretariatet har modtaget en dispensationsansøgning fra patienthotellets MED-udvalg, som tager udgangspunkt i dispensationsmuligheden fra lokalaftalen:

HR indstiller:

• at Hovedudvalget tager orienteringen til efterretning og giver dispensation.
• at Hovedudvalget drøfter, hvilken procedure der fremover ønskes i forhold til dispensationsansøgninger.

Medarbejdersiden i Hovedudvalget ønsker ikke, at der gives dispensation, da der er en tillidsrepræsentant i området. Når man er valgt som tillidsrepræsentant har man også en forpligtelse i forhold til sådanne hverv. Der gives ikke dispensation.

Det aftales at lignende sager også fremover sættes på dagsordenen i Hovedudvalget.

14 VS: Dispensationsansøgning til HU: Næstformand i MED - Til HU disp.ansøgning   næstformand MED maj 2010.pdf

Sagsnr: 10/96

Hvad skal særligt kommunikeres fra dette møde?

Der skal særligt kommunikeres om:

• Økonomi
• Vækstpakken
• Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen
• Sygefraværsindsats

Sagsnr: 10/96