Hovedudvalgets møde 17. marts 2011

Opfølgning fra sidste møde:

Undersøgelse af kvinders interesse i lederjobs:

Region Syddanmarks Ledelsesakademi vil undersøge, hvad der allerede findes af viden om kvinders interesse for at søge lederjobs. Der vil på det kommende møde i Hovedudvalget blive givet en orientering.

Opfølgning om udmøntning af ”Rammerne for organisationsændringer, der medfører bortfald eller flytning af stillinger”:

Hovedudvalget har ønsket en undersøgelse af og redegørelse for praksis vedrørende undersøgelse af omplaceringsmulighederne i Region Syddanmark – særligt set i forhold til at omplacering alene afsøges inden for eget område og i forhold til beslutningen om, at Region Syddanmark er én ansættelsesmyndighed.

HR, Overenskomst og Jura udarbejder en nærmere redegørelse for retsstillingen vedrørende undersøgelse af omplaceringsmulighederne i forbindelse med nedlæggelse af stillinger, og en nærmere redegørelse for den anvendte praksis i regionen.

Hovedudvalget vil få præsenteret redegørelsen på næste møde.

MTU – Hovedudvalgets opfølgningsarbejde:

Det blev på sidste møde aftalt, at sekretariatet skal planlægge arbejdet, så Hovedudvalget når igennem de udvalgte opfølgningstemaer fra Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen (MTU). På næste dagsorden sættes "kompetenceudvikling/udviklingsmuligheder" som tema og  "image". Herudover vil der på den næste dagsorden være en opsamling på den drøftelse omkring medarbejderudviklingssamtaler (MUS), som blev startet på mødet i januar 2011.

Social kapital:

Der er fremstillet et notat med indekstal på FMU-niveau. Notatet medbringes på døgnseminaret, hvor der vil være en dybere drøftelse af begrebet og perspektiverne for Region Syddanmark.

MTU og APV:

Der vil på dialogmødet den 14. marts 2011 blive orienteret om, at direktionen og Hovedudvalget anbefaler en integration af APV og MTU. HR varetager den videre proces frem mod en beslutning som beskrevet i dagsordenen til sidste møde.

På dagsordensudvalgets møde den 7. marts 2011 er det efterfølgende præciseret, at det, der var enighed om var, at den del af APV der består af en anonymiseret spørgeskemaundersøgelse kan gennemføres i forbindelse med medarbejdertilfredshedsundersøgelsen, så man ikke forvirrer og forstyrrer medarbejderne med flere parallelle og overlappende spørgeskemaer.

Balancemidler:

Indstillingsudvalget om balancemidler har endnu ikke haft et møde. Der arbejdes mod en indledende afklaring på mail.

Døgnseminar:

Der er på denne dagsorden et punkt om døgnseminaret. Programmet er drøftet i dagsordensudvalget.

Koordineringsopgaven for det sociale område:

Ansvaret for udarbejdelse af rammeaftaler på det sociale område overgår i marts 2011 fra regionerne til kommunerne som det fremgår af Lov om ændring af lov om social service og Lov om almene boliger m.v. (Rammeaftaler m.v.), der blev vedtaget den 3. marts 2011.

Lovændringen indebærer desuden en forenkling af de sociale rammeaftaler. Regionen indgår i det fremadrettede samarbejde om rammeaftalerne på direktørniveau og i de permanente arbejdsgrupper, der er nedsat til at løse opgaven. De regionale sociale tilbud er alle omfattet af de kommende rammeaftaler og regionen ønsker derfor fortsat at indgå i et tæt samarbejde med kommunerne om indhold og udmøntning af rammeaftalerne.

Opgaveflytningen er ikke omfattet af reglerne for virksomhedsoverdragelse og KKR har ansat to medarbejdere, der skal varetage opgaven i det nye kommunale regi. Af de berørte medarbejdere i regionen er én medarbejder gået på pension, mens de øvrige 3 medarbejdere fremadrettet dels varetager regionens opgaver i relation til samarbejdet om rammeaftalerne, dels - som hidtil - varetager opgaver for regionens socialområde. Medarbejderne er organisatorisk placeret i Psykiatri- og socialstaben, og udover stabsopgaver indgår medarbejderne også i tværgående arbejdsgrupper, idet socialområdet arbejder projektorienteret på tværs af afdelinger. De økonomiske konsekvenser af lovændringen for regionerne er pt. ikke endeligt afklaret.

Referater til orientering:

Til orientering

Det bemærkes omkring ”Rammerne for organisationsændringer, der medfører bortfald eller flytning af stillinger”, at medarbejdersiden ikke alene ønsker en redegørelse, men også en drøftelse af, hvordan man undersøger omplaceringsmuligheder på tværs af områder.

Det bemærkes, at der i referatet fra sidste møde har været en for simpel kommunikation omkring beslutningen vedrørende APV (arbejdspladsvurderingen) og MTU (medarbejdertilfredshedsundersøgelsen). I referatet står der:

” Ledelsen synes, det er en god idé at integrere de to undersøgelser af hensyn til ikke at besvære medarbejderne med for mange spørgeskemaer. Det har vist sig forvirrende, når der kommer to sæt spørgsmål, som ligger så tæt på hinanden.

Medarbejdersiden bakker op om, at der kommer en fælles base af spørgsmål til APV, som enhederne skal anvende.

HR varetager den videre proces som beskrevet.”

Nedenstående formulering erstatter denne formulering.:

”Ledelsen synes, det er en god idé at integrere de to undersøgelser af hensyn til ikke at besvære medarbejderne med for mange spørgeskemaer. Det har vist sig forvirrende, når der kommer to sæt spørgsmål, som ligger så tæt på hinanden.

Medarbejdersiden bakker op om, at der sker en integration af MTU og den anonymiserede del af APV. Der skal fortsat være mulighed for at gennemføre en ikke anonymiseret proces eksempelvis i forbindelse med afdækning af det fysiske arbejdsmiljø.

Det er væsentligt at man ikke herved forringer de APV muligheder der hidtil har været på enhederne. Der skal fortsat være mulighed for at vælge de løsninger der giver mening lokalt ligesom der fortsat skal være mulighed for at gennemføre en anden APV proces på meget små enheder, som ikke kan få selvstændige MTU-rapporter. (Keld Hansen sender til sekretariatet et spørgeskema, som kan være til inspiration for små enheder, dette vedhæftes referatet).

I den kommende MTU 2011 er det fortsat valgfrit, om man ønsker at anvende APV-spørgsmålene sammen med trivselsmålingen, eller om man ønsker at gennemføre APV på samme måde som tidligere.

HR arbejder videre efter den skitserede proces. Igennem denne proces afklares det konkrete indhold i den fælles del af APV-løsningen.”

Medarbejdersiden spørger til koordineringsopgaven for det sociale område – hvor stor er den kommunale vilje til at samarbejde.

Jens J. Bøvling svarer, at den ikke er overvældende, men at man er inviteret med i både styregruppe og undergrupper.

Medarbejdersiden synes, at der er givet dårlige betingelser i denne sag. Loven vedtages uden at man kender de økonomiske konsekvenser og der sker ikke virksomhedsoverdragelse af de berørte medarbejdere.

• Referat HU 250111
• Referat HU ekstraordinært møde 200111

På sidste møde i Hovedudvalget blev lovet en orientering omkring økonomien på det sociale område.

På socialområdet skal der frem til 2013 samlet set effektiviseres med 5%, således at socialområdet i regionen lever op til de samme krav som kommunerne. Regionen har valgt ikke at anvende grønthøstermetoden. For at understøtte effektiviseringsprocessen igangsættes en del initiativer, herunder budgetmøder, benchmarking, harmonisering af kontoplan, videreudvikling af LIS, arbejdsgangsanalyser, servicedeklarationer og Best Practice – Inspirationskatalog.

I forbindelse med budgetlægningen for 2012 skal de enkelte institutioner hver især vurdere, hvad der giver mening for dem, og hvorledes de vil kunne bidrage. Hvis summen af de indmeldte bidrag ikke lever op til det samlede effektiviseringskrav, vil der ske centrale indgreb. Det skal nævnes, at der i forbindelse med budget 2011 er hentet 0,5% af de 5%.

Hovedudvalget vil blive løbende orienteret omkring effektiviseringsarbejdet.

Jens J. Bøvling vil på Hovedudvalgets møde orientere om status på arbejdet, herunder en orientering om konsekvenserne for administrationen.

Til orientering

Jens J. Bøvling orienterer om status.

Der er enighed om, at sådanne orienteringspunkter hører bedre hjemme på Fælles MED-udvalgets dagsorden, da det alene drejer sig om socialområdet og regionshuset.

Fremover vil dagsordensudvalget være mere opmærksomme på, at det alene er problematikker, der henhører under Hovedudvalgets kompetenceområde, der sættes på Hovedudvalgets dagsorden.

Det blev på dialogmødet med FMU formandskaberne i efteråret aftalt, at der på dialogmødet den 14. marts 2011 skal være lejlighed til en mere principiel drøftelse af MTU. Den principielle drøftelse skal have 3 hovedtemaer:

·         Evaluering: Der er udarbejdet et notat (bilag), der sammenskriver erfaringer og tilbagemeldinger fra de lokale enheder. Notatet har været drøftet i styregruppen for MTU og med leverandøren. Leverandøren har taget kritikpunkterne til efterretning og planlægger initiativer til at imødekomme kritikken fremadrettet.

·         Opfølgningsarbejdet: Der ønskes tilbagemeldinger fra sygehusene/områderne. Hvordan går det med opfølgningsarbejdet?

·         Fremadrettet: Styregruppen anbefaler, at MTU fremover gennemføres en gang årligt i den nuværende form. Undersøgelsen gennemføres fortsat synkront for alle enheder. På sigt anbefaler styregruppen, direktionen og HU en integration med en fælles APV-undersøgelse.

Direktionens beslutning om MTU fremover:

Den 16. marts 2011 er der møde i direktionen, hvor der træffes beslutning om MTU og hvordan den gennemføres fremover. Dialogmødets drøftelse vil være en del af direktionens beslutningsgrundlag.

Formandskabet orienterer Hovedudvalget om drøftelserne på dialogmødet den 14. marts 2011. Mikkel Hemmingsen orienterer Hovedudvalget om direktionens beslutning den 16. marts 2011.

Til orientering og drøftelse

Jens Elkjær orienterer fra direktionens drøftelse. Der er enighed om, at det er en god ide at gennemføre den fulde undersøgelse hvert år og at man giver enhederne råderum til at tilrettelægge en fornuftig proces for at nyttiggøre resultaterne af undersøgelsen. Man ønsker at gennemføre den fulde undersøgelse hvert år, fordi man ellers mister muligheden for en mere løbende opfølgning.

Man kan lokalt vælge at gennemføre undersøgelse og opfølgningsproces hvert andet år og så det efterfølgende år alene anvende undersøgelsen som en indikation af, hvorvidt opfølgningsarbejdet kører planmæssigt og der ikke er dukket nye problemstillinger op som kræver umiddelbar handling.

Der orienteres om drøftelserne på dialogmødet. Referat fra dialogmødet vedlægges referatet til orientering.

Det aftales, at man kan sende mere tekniske/konkrete kommentarer til det vedlagte evalueringsnotat til Hovedudvalgets sekretariat. Sekretariatet vil sørge for, at kommentarerne indgår i det videre arbejde i styregruppen for MTU. Sekretariatet vil i dagsordenen til det kommende møde i Hovedudvalget sammendrage de kommentarer vi har modtaget.

• Notat: Procesevaluering MTU nov 2010
• MTU - Henvendelse til HU fra SLB

Notat om indholdet af overenskomstfornyelsen 2011 fremlægges hermed til Hovedudvalgets orientering.

Til orientering

Orienteringen blev givet.

Hovedudvalget skal, som det også er lagt i årshjulet, drøfte de nærmere konsekvenser af aftalen. Særligt vil afsnittet om ændringer i MED-aftalen være relevante for Hovedudvalget at drøfte.

Der vil blive lavet pixiudgaver om konklusioner og konsekvenser og der holdes møderækker såvel i regionen som i de faglige organisationer.

Regionen vil kontakte organisationerne omkring aftaler om honorering af arbejdsmiljørepræsentanter.

Hovedudvalget noterer sig med tilfredshed, at der nu også i overenskomstsammenhæng er rettet opmærksomhed mod problemstillingen omkring forsikringsmæssig dækning ved tjenesterejser, som tidligere har været drøftet i Hovedudvalget.

• Notat om overenskomstfornyelse 2011 (070311)

Historik

Region Midtjylland og Region Syddanmark indgik i oktober 2006 en aftale om drift og benyttelse af De Vestdanske Friklinikker. Friklinikken ligger i henholdsvis Brædstrup og Give og fungerer som garantiklinik for begge regioner. Friklinikken var oprindeligt etableret af Vejle Amt.

Samarbejdet har fungeret godt, og behandlingstilbuddene er blevet væsentlig udvidet. Samarbejdet er dog gradvist blevet udfordret i takt med, at der sker strukturelle tilpasninger af sygehusstrukturen med regionernes akutplaner.

Region Midtjylland har netop vedtaget ”Omstillingsplanen” og heri besluttet at flytte friklinikken i Brædstrup til Silkeborg med virkning fra 1. oktober 2011. Den flyttede del bliver en del af et nyt Center for Planlagt Kirurgi indenfor Regionshospitalet Silkeborg.

Denne beslutning betyder, at Friklinikken ikke kan fastholdes i sin nuværende form, med fælles ledelse og drift.

Derfor foreslår bestyrelsen, at der udarbejdes et forslag til nyt koncept for friklinikken, hvor den fælles driftsorganisation er ophævet. Forslaget er, at De Vestdanske Friklinikker deles i to selvstændige friklinikker, hvor Region Syddanmark overtager ansvaret for funktionerne i Give, og Region Midtjylland overtager ansvaret for funktionerne i Brædstrup.

MED-udvalg

Da De Vestdanske Friklinikker blev etableret blev det aftalt, at Friklinikken hverken blev tilknyttet Region Syddanmarks eller Region Midtjyllands samarbejdssystem. Friklinikken har på den baggrund sit eget Fælles MED-udvalg. Fælles MED-udvalget på Friklinikken har været ansvarlig for vedtagelsen af politikker og retningslinjer på det personalepolitiske område.

Den personaleproces der skal gennemføres med delingen og flytning af friklinikken forankres i Friklinikkens Fælles MED-udvalg, med HR bistand fra begge regioner.

Personaleproces i forbindelse med ophævelsen

Fordi de nuværende enheder i De Vestdanske Friklinikker adskilles, skal der ske en fordeling af personalet mellem Give og Brædstrup. Der er igangsat en personaleproces i både Give og Brædstrup. Som udgangspunkt henhører personaleprocessen for personale i Give under Region Syddanmark og for personalet i Brædstrup under Region Midtjylland.

Indledningsvist sker delingen af personalet ud fra hovedtjenestestedet som er Give eller Brædstrup. Personalet på Friklinikken i Give tilbydes fortsat ansættelse på Friklinikken i Give. Region Syddanmark planlægger samtidig at flytte regionens aktivitet på Friklinikken i Brædstrup til Give, svarende til cirka 15,0 heltidsnormeringer af klinikkens 50,00 heltidsstillinger. Friklinikken i Give kan således overtage personale fra Friklinikken i Brædstrup.

For personalet i Brædstrup igangsættes samtaler med nuværende ledelse, hvor præference for fremtidig arbejdsplads skal afklares. De umiddelbare muligheder er ansættelse på Friklinikken i Give eller ansættelse på Friklinikken Regionshospitalet Silkeborg.

Det personale, der fremadrettet tilbydes ansættelse i Silkeborg (svarende til 35,0 heltidsstillinger) vil indgå i den procedure, som også gælder for det øvrige personale, der skal have ansættelse i Center for planlagt kirurgi på Regionshospitalet Silkeborg.

Det bemærkes, at servicepersonale ansat på Brædstrup Sygehus ikke er omfattet af tilbud om overflytning til Friklinikken i Give, idet medarbejdere i disse funktioner er ansat ved Regionshospitalet Horsens, og således er omfattet af Region Midtjyllands regler, hvor arbejdspladsen indgår i en fusion foranlediget af Omstillingsplanen.  

Det forventes, at personaleprocessen kan være afsluttet ultimo april 2011, og de berørte medarbejde dermed kan varsles deres fremtidige ansættelse per 1. maj 2011.

Fremadrettet tilknytning til Hovedudvalget

Når personaleprocessen er gennemført vil der på Friklinikken i Give blive oprettet et selvstændigt MED-udvalg, på lige fod med de øvrige ansættelsesenheder i Region Syddanmark. Det skal drøftes med Fælles MED-udvalget, hvilke behov der er for bistand til fastlæggelse af personalepolitikker m.v. da Friklinikken videreføres i en ændret organisationsmodel. Koncern HR bistår naturligvis Friklinikken. Hovedudvalget vil blive involveret.

Det indstilles, at Hovedudvalget

• tager orienteringen til efterretning
• indledningsvist drøfter den kommende integration af Fælles MED-udvalget på Friklinikken i Give i Region Syddanmarks MEDsystem.

Jens Elkjær fortæller om den proces der har været frem til nu. Beslutningen om ophævelsen af aftalen om driften af De Vestdanske Friklinikker er en konsekvens af Region Midtjyllands ”omstillingsplan”.  Der har alene været en høring af den samlede plan og ikke af ophævelsen af aftalen. Jens Elkjær har tidligere gjort opmærksom herpå, og tog initiativ til en orientering af ledere og tillidsrepræsentanter, da han blev bekendt med konsekvenserne.

Det har således ikke været muligt at gennemføre en ordentlig høringsproces i friklinikkens MED-udvalg omkring delingen af friklinikken og konsekvenserne for personalet, dette beklager Hovedudvalget.

Medarbejdersiden ønsker en uddybning af, hvordan Region Syddanmarks ”andel” af medarbejderne er opgjort. Jens Elkjær forklarer, at det er ud fra volumen af aktiviteter, der fortsættes på friklinikken i Give. Den del af personalet som svarer hertil tilbydes ansættelse i Give. De medarbejdere der overflyttes til Give overflyttes på de vilkår vi almindeligvis bruger ved strukturelle ændringer i regionen. For medarbejderne der skal overflyttes til Silkeborg gælder de af Region Midtjylland fastsatte vilkår.

Der spørges til servicepersonalet. De er ikke omfattet af delingen af De Vestdanske Friklinikker, da de er ansat ved Regionshospitalet i Horsens.

Der står i oplægget, at der skal etableres ”Fælles MED-udvalg” på friklinikken på Give. Dette er endnu ikke endelig fastlagt. Fremadrettet skal der i Give være enten et selvstændigt MED-udvalg eller et lokalt MED-udvalg, organiseret under Sygehus Lillebælt.

Det er vigtigt for Hovedudvalget at vide, hvor de fremover befinder sig i organisationen. Dette vil blive drøftet på et kommende Hovedudvalgsmøde. Der vil også være behov for en drøftelse af, hvilke personalepolitiske vilkår der gælder for organisationen. Den endelige afklaring af de organisatoriske tilhørsforhold skal være på plads inden 1. november 2011.

Det aftales, at Hovedudvalget sender et brev til Region Midtjyllands Hovedudvalg (Regions MED-udvalget). Brevet skal beklage, at der ikke har været en ordentlig høringsproces i forbindelse med delingen af De Vestdanske Friklinikker.

Hovedudvalget holder døgnseminar den 21. marts 2011 kl 12.00 - 22. marts 2011 kl. 13.00

Der er sammen med proceskonsulent Jesper Hartvig Thomsen lavet et program for døgnseminaret. Programmet vedhæftes.

Der er tilmeldt 40 til seminaret.

I rapporten fra Væksthus for Ledelse kan man læse mere om begrebet Social Kapital. Til døgnseminaret forventes det, at deltagerne har læst denne rapport.

Til orientering

Orienteringen blev givet.

• Deltagerliste - døgnseminar
• Program for Hovedudvalgets døgnseminar (ver 090311)
• Rapport om Social Kapital; De skjulte velfærdsreserver

Der er behov for ny udpegning af medlemmerne til bestyrelsen i Region Syddanmarks feriefond. Hovedudvalgets sekretariat og feriefondens sekretariat har skrevet til Fælles MED-udvalgene og bedt dem om indstillinger til bestyrelsesposterne.

Odense Universitetshospital: Odense Universitetshospitals FMU er blevet bedt om at indstille 3 personer + 3 suppleanter til bestyrelsen for Region Syddanmarks Feriefond. Valget er gældende fra 1. maj 2011 til 30. april 2014 for 1 person/ 1 suppleant og fra 1. maj 2011 til 30. april 2013 for 2 personer/ 2 suppleanter. Odense Universitetshospital er pt. repræsenteret med Arne Kirkeby, Niels Henning Poulsen og Lene Klokker. Arne Kirkeby er interesseret i genvalg.

Regionshuset: Regionshusets FMU er blevet bedt om at indstille 1 person + 1 suppleant til bestyrelsen for Region Syddanmarks Feriefond. Valget er gældende fra 1. maj 2011 til 30. april 2013. Regionshuset er pt. repræsenteret med Lone Rasmussen, som er interesseret i genvalg.

Sygehus Lillebælt: Sygehus Lillebælts FMU er blevet bedt om at indstille 1 person + 1 suppleant til bestyrelsen for Region Syddanmarks Feriefond. Valget er gældende fra 1. maj 2011 til 30. april 2014. Sygehus Lillebælt er pt. repræsenteret i bestyrelsen med Jens Erik Spedtsberg og Hanne Høgsted – begge er interesseret i genvalg.

Psykiatrien og det sociale område: FMU for psykiatrien og FMU for det sociale område er blevet bedt om at indstille 1 person, som skal være medlem eller suppleant i bestyrelsen for Region Syddanmarks Feriefond. De to Fælles MED-udvalg kan tilsammen indstille 1 medlem og 1 suppleant. Hovedudvalget beslutter, hvem af de to, der bliver medlem. Valget er gældende fra 1. maj 2011 til 30. april 2014.

Sydvestjysk Sygehus og Sygehus Sønderjylland: FMU for Sygehus Sønderjylland og FMU for Sydvestjysk Sygehus er blevet bedt om at indstille 1 person, som skal være medlem eller suppleant i bestyrelsen for Region Syddanmarks Feriefond. De to Fælles MED-udvalg kan tilsammen indstille 1 medlem og 1 suppleant. Hovedudvalget beslutter, hvem af de to, der bliver medlem.Valget er gældende fra 1. maj 2011 til 30. april 2014.

Sekretariatet har modtaget følgende indstillinger:

Sekretariatet for feriefonden indstiller, at Hovedudvalget beslutter at udpege de indstillede kandidater og træffer afgørelse om, hvem der skal være hhv. medlem og suppleant fra Sygehus Sønderjylland, Sydvestjysk Sygehus, Psykiatrien og Det sociale område.

Hovedudvalget beslutter efter indstilling fra medarbejdersiden i Hovedudvalget følgende:

Psykiatriens repræsentant bliver ordinært medlem, socialområdets repræsentant bliver suppleant.

Sydvestjysk Sygehus´ repræsentant bliver ordinært medlem og Sygehus Sønderjyllands repræsentant bliver suppleant.

Sygehus Lillebælt skal indstille en ny suppleant, da den pågældende slet ikke har ønsket at blive valgt som suppleant.

Der er kommet en ansøgning om dispensation til, at næstformanden i et lokalt MED-udvalg kan fortsætte, selvom hun ikke er tillidsrepræsentant.

Til beslutning.

Medarbejdersiden indstiller at dispensationsansøgningen afvises. Hovedudvalget beslutter, at der ikke gives dispensation.

Det bemærkes fra ledersiden, at sådanne ansøgninger må ses som udtryk for, hvordan man lokalt gerne vil have, at tingene skal fungere. Det må konstateres at de overordnede aftaler her begrænser mulighederne for at vælge andre løsninger lokalt.

• Dispensationsansøgning

Hvad skal Hovedudvalget særligt kommunikere omkring fra mødet?

Til drøftelse

Det er nødvendigt at kommunikere klart og præcist omkring sammenhængen mellem MTU og APV.

Der sendes et brev til Regions MED-udvalget i Region Midt omkring De Vestdanske Friklinikker.

Der sendes information til dem der er valgt til Region Syddanmarks Feriefond.

Opfølgningsliste:

• Organisationsdiagram RSD marts 2011