Dette er tekstversionen af Retningslinjer
Klik her for at komme til den grafiske version af Retningslinjer

Forside - Om sitet - Læs op - Sitemap


Retningslinjer


Formål

§1
Regionsrådet i Region Syddanmark har besluttet at etablere en whistleblower-ordning for regionens ansatte og eksterne samarbejdspartnere og leverandører.

Whistleblower-ordningen har til formål at sikre, at en uvildig og uafhængig part kan tage imod informationer om eventuelle uregelmæssigheder udenom regionens ledelsessystem og politiske organisation. 

Stk. 2
Med henblik på at sikre ordningens uvildighed forankres administrationen hos en ekstern administrator. 

Retten til at afgive oplysninger

§ 2
Ansatte i Region Syddanmark og eksterne samarbejdspartnere og leverandører kan indberette oplysninger til regionens whistleblower-ordning om

Strafbare forhold f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, bedrageri, bestikkelse, grove overtrædelser af tavshedspligt mv.
Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser.

Stk. 2
Whistleblower-ordningen er alene tiltænkt de situationer, hvor forholdet ikke kan håndteres indenfor eksisterende organisation, herunder ledelsessystemet, MED-organisationen og tillidsmandsinstitutionen.

Stk. 3
Whistleblower-ordningen omfatter således ikke forhold, hvortil der er etableret særlige klagemuligheder.

Stk. 4
Samarbejdsproblemer, utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger og lignende skal ikke indberettes via whistleblower-ordningen, men kan i stedet håndteres på sædvanlig vis, f.eks. ved henvendelse direkte til nærmeste leder eller til tillidsrepræsentanten.

Stk. 5
Hvis indberetningen er indgivet i god tro, er indberetteren beskyttet mod enhver form for sanktioner.

Anonymitet

§ 3
Regionsrådet har på møde d. 25. september 2017 besluttet, at revidere Whistleblower-ordningen.

Det betyder, at din indberetning fortsat er anonym overfor Region Syddanmark, men at du ved en indberetning samtidig skal opretter en sikker postboks i systemet. Den sikre postboks giver mulighed for, at den eksterne administrator (Deloitte) kan kontakte dig hvis det bliver nødvendigt.

Hvis du i forbindelse med din indberetning angiver kontaktoplysninger (navn, e-mail, telefonnummer) er det kun Deloitte der kan se disse. Kontaktoplysningerne vil ikke blive videregivet til Region Syddanmark.

Stk. 2
Den der har foretaget en indberetning vil modtage en kvittering for modtagelsen. Hvis der er behov for yderligere oplysninger i sagen, vil den eksterne administrator rette henvendelse til indberetter.

Når du opretter en sikker postbox, får du tildelt et sagsnummer, og du vælger selv et password. Du bruger disse, når du logger ind i postboxen for at se, om der er stillet spørgsmål til dig fra Deloitte.

Stk. 3
Den eksterne administrator registrerer ikke, fra hvilke internetadresser en indberetning kommer.

Behandlingen af oplysninger indgivet til whistleblowerordningen

§ 4
Whistleblower-ordningen anmeldes til Datatilsynet i overensstemmelse med persondatalovens bestemmelser.

§ 5
Den eksterne administrator foretager den indledende vurdering af oplysninger indgivet til whistleblowerordningen. Alle henvendelser vil senest første efterfølgende hverdag indgå i en indledende administrativ screening af for at vurdere, om den falder inden for ordningens formål. 

Stk. 2
Oplysninger om forhold, der falder uden for ordningens formål, skal afvises af administrator med en tilbagemelding til den, der har indgivet oplysningerne.

Stk. 3
Den eksterne administrator skal foretage en vurdering af forholdets grovhed og mulighederne for at dokumentere forholdet gennem videre undersøgelser med henblik på at konstatere, om regionen har handlet eller handler i strid med lovgivningen eller på anden vis har gjort sig skyldig i grove fejl eller forsømmelser.

Stk. 4
Den eksterne administrator videresender oplysninger indgivet til ordningen til behandling ved den af regionen udpegede kontaktperson i regionen. Kontaktpersonen foretager efter intern praksis det videre i anledning af oplysningerne.

Stk. 5

Region Syddanmarks Økonomidirektør er kontaktperson vedrørende indberetninger i whistleblower-systemet.
Hvis den eksterne administrator ikke vurderer det hensigtsmæssigt at oversende sagen til behandling ved kontaktpersonen, videresendes oplysningerne, afhængig af anmeldelsen, enten til Forretningsudvalget, formand for forretningsudvalget eller 1. og 2. næstformand i regionsrådet.

§ 6
Personer, der bliver indberettet oplysninger om til whistleblower-ordningen, vil blive informeret om de fremsatte påstande, herunder hvilken type oplysninger, der er tale om, hvem oplysningerne bliver videregivet til samt om reglerne om indsigt i og mulighed for at korrigere oplysninger.

Stk. 2
Pligten til at informere den der bliver indberettet oplysninger om kan dog udskydes, hvis det er nødvendigt for at sikre bevismateriale – og i visse tilfælde helt undlades.

Opfølgning

§ 7
Forretningsudvalget orienteres hvert halve år om antallet og karakteren af indberetninger til Region Syddanmarks whistleblower-ordning ligesom oplysningerne vil fremgå af årsrapporten.

Ikrafttrædelse

§ 8
Region Syddanmarks whistleblower-ordning trådte i kraft i marts 2016.

I forbindelse med ordningens etablering blev det besluttet, at ordningen skulle revurderes efter de første fire kvartaler.

Forretningsudvalget behandlede sagen på møde den 13. september 2017. Et flertal i forretningsudvalget besluttede at anbefale over for regionsrådet, at ordningen videreføres, dog således at anonymiteten overfor den eksterne administrator ophæves.

Regionsrådet tiltrådte den 25. september 2017 indstillingen fra forretningsudvalget.




Region Syddanmark - Email: kontakt@regionsyddanmark.dk